Sabes como organizar um departamento financeiro? Como e por onde começar? O passo a passo e o que preciso ser feito? O que utilizar? Benefícios? Vantagens? E fazer seu planejamento?

Dessa maneira, estaremos respondendo à todas essas perguntas artigo, que produzimos especialmente para te ajudar na organização do departamento financeiro da sua empresa. E ainda como fazer o planejamento deste setor tão importante.

Organização, por onde começar?

Primeiramente deve-se começar pelo controle financeiro da empresa, o qual tende a ser uma bagunça quando não é acompanhado de perto. Por isso, é importante organizar e planejar toda gestão financeira de uma empresa focando naquilo que realmente importa.

A saber, gestão financeira é um conjunto de ações realizadas dentro de uma empresa para melhorar os seus resultados. Além de manter os dados atualizados relativos ao que está acontecendo na realidade atual, comparando com o planejamento financeiro da empresa para o ano, por exemplo.

Todas as ações que impactam a vida financeira da empresa fazem parte do conjunto que define o que é controle financeiro. Desde o comando de contas pendentes/inadimplência (a receber e a pagar) e fluxo de caixa, até planejamento do orçamento anual, precificação de produtos, entre outros.

Portanto, ter o controle pode também significar possuir um setor financeiro organizado, com dados e relatórios que permitem aos gestores tomar decisões com base em dados reais. Além de saber a tendência financeira da empresa em relação a lucros e prejuízos, investimentos tanto na visão por caixa ou por competência.

Leia também: Diferença entre custos e despesas

O que utilizar na organização do departamento?

• Possuir um software de gestão financeira

Pois, este é um sistema que irá colaborar para que possa economizar dinheiro e conquistar seus objetivos. Ao possuir um software que faça sua gestão financeira, poderá sobrar mais tempo para outras atividades, como as operacionais, por exemplo.

• Elaborar um plano de contas e DRE gerencial

Sendo assim, administrar um negócio torna-se uma tarefa mais fácil quando você possui um plano de contas gerencial. O modelo do plano auxilia a estruturar e organizar todos os dados financeiros existentes sobre a empresa. Você passa a ter não apenas o controle, mas também conhecimento do seu negócio a partir do plano.

• Ter política e controle de contas a pagar e a receber

Dessa forma, havendo um controle eficaz, é possível avaliar como seu capital rodou no passado e como está no presente. Desta maneira consegue identificar falhas e despesas desnecessárias.

• Ter uma conciliação bancária

Nada mais é que a simples conferência das contas bancárias em relação ao controle financeiro interno da empresa. O objetivo é verificar se o controle interno está sendo eficiente ou se há inconsistência nos dados registrados. É uma forma de passar um pente fino, verificando se as datas e os lançamentos estão em conformidade com o extrato do banco.

• Fazer o inventário e conciliação de estoque

Primordialmente, o inventário é recomendado para todo tipo de empresa que precisa fazer um gerenciamento de estoque. Principalmente as empresas do ramo de comércio e varejo como supermercados, farmácias, padarias, lojas e dentre outros.

Enquanto, a conciliação é importante para toda e qualquer empresa, independente do negócio. Principalmente por dois motivos: o primeiro é correta contabilização do patrimônio empresarial, e o segundo e a gestão de custos.

• Possuir política de compras

Assim sendo, a política de compras orienta nas decisões do que comprar, quando comprar, ajustes de pedidos e valores dos produtos que estão no estoque por meio da programação financeira e compras.

• Elaborar orçamento empresarial

Já que o orçamento empresarial é fundamental porque evita riscos, uma vez que aponta se novos investimentos (em equipamentos, aluguéis, reformas, etc) são possíveis, antes que a compra o contrato seja efetuado.

• Utilizar indicadores de desempenho

Numa boa gestão contábil, é preciso ter em mãos dados preciso, transparentes e reais sobre os negócios. E todas essas informações são fornecidas por meio de demonstrativos financeiros, como o balanço patrimonial, demonstrativos de resultados e de origem de aplicação de recursos.

Planejamento Financeiro

O planejamento financeiro é essencial numa empresa, principalmente se ela almeja organizar os lucros. É considerado um grande desafio, mas que com certeza vale muito a pena.

Primeiro de tudo, ele buscará controlar os gastos da empresa para que tenham uma noção real das despesas e receitas. Além disso, serão feitos relatórios das finanças, verificação do fluxo de caixa, análise de orçamentos, dentre outros. Por isso, quem se responsabiliza por este departamento deve-se exigir muito conhecimento e técnica em gestão financeira.

Veja mais: Planejamento Estratégico: O que é?

Passo a passo Para Realização do Planejamento

Primeiramente, é recomendado que se alinhe o planejamento estratégico com o financeiro. Isso porque um ajuda e complementa o outro, principalmente quanto a metas e estabelecimento dos objetivos.

Assim também, planeje a curto, médio e longo prazo, para poder guiar as ações da empresa com foco no crescimento.

Realize um diagnóstico financeiro, pois ele permitirá que se identifique os prejuízos e lucros existentes no fluxo de caixa. Também serve para análise financeira principalmente se tratando de justificativa e avaliação de gastos na tomada de decisão. E assim a empresa poderá se preparar para diversos cenários econômicos.

Traçar um plano de ação, definindo metas e objetivos, fazendo mapeamento dos projetos e ainda desenvolvendo um cronograma para cada ação. Isso auxilia no controle das finanças.

Defina o orçamento anual, com os valores mais realistas possíveis. Compare o que foi recebido, com o que está sendo gasto.

Fazer a medição do retorno financeiro por meio de indicadores que possa obter resultados realistas. O qual poderá identificar as melhores oportunidades no mercado, prevendo os custos mais eficazes, demostrando o melhor momento de colocar as ações em prática e fazer aplicação em investimentos.

Utilização de softwares pode ser um aliado importantes para casos como planejamento financeiro. Pois nele são permitidos armazenar dados, como contas a pagar e a receber, acompanhar as metas, otimizar o fluxo de caixa, etc.

Mensuração de resultados, que certamente ajudará na avaliação do mercado, tomar decisões e consertar erros.

Benefícios e Vantagens

• Controle de caixa
• Corte de gastos desnecessários
• Redução de custos
• Automação das operações
• Agilidade nos resultados
• Redução de erros
• Processos mais eficientes
• Previsão para o futuro
• Tranquilidade na gestão
• Planejamento e acompanhamento do ROI (Retorno sobre investimento)
• Diminui o estresse
• Aumento na segurança de dados
• Informações reais
• Auxílio na tomada de decisão
• Vantagens competitivas.

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Rafaela de Souza Batista

Bacharela em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda. Redatora e Produtora de Conteúdo para Web. Ama escrever e criar coisas novas. Uma estudiosa sobre o comportamento do consumidor e as novidades da área do marketing.