Geralmente as empresas mexem com muitas informações diariamente, e isso pode vir a se tornar um grande problema. Isso porque, informações podem ser perdidas e confundidas, por exemplo, e assim gerar uma dor de cabeça enorme. Para ajudar os empresários, preparmaos algumas dicas do que não pode faltar em uma planilha para organizar empresa.

É fundamental organizar todos os dados em uma planilha. Mas, aí surge um questionamento, o que uma planilha para organizar empresa deve ter?

Planejamento empresarial

O planejamento é a principal ferramenta a nível empresarial, ainda mais quando se refere ao futuro dos negócios.

Ele deve constar na planilha de organização da empresa, informações e os dados relacionados ao que foi planejado seja a curto, médio ou longo prazo.

Isso posto, nesta questão é primordial que o planejamento sempre esteja incluso, além dos objetivos e metas, que são pontos essenciais dentro de uma empresa.

Orçamento

Desafio comum nas empresas é gerenciar receitas e despesas com o propósito básico de sobrevivência que é gastar menos do que fatura.

Então, traçar uma previsão de custos é fundamental, ainda mais na planilha, em razão de que isso pode auxiliar nas tarefas.

Assim sendo, o orçamento pode ser tanto mensal, trimestral, semestral ou anual, os quais permitirão tomar decisões mais assertivas sobre o rumo dos negócios.

Uma vez que isso deve refletir a realidade financeira, e assim servir como parâmetro para definir novos projetos e investimentos.

Fluxo de caixa

Imprescindível que esteja na planilha as informações do fluxo de caixa, já que desta forma sabe-se exatamente quanto dinheiro a empresa possui.

Sendo assim, é necessário realizar o controle diário de entradas e saídas financeiras, contendo nele os gastos fixos como, por exemplo, água, luz, internet, salário dos funcionários, entre outros.

Controle financeiro

Certamente não pode faltar numa planilha sobre organizar empresa o controle financeiro. Isso porque, é a área financeira quem garante a sobrevivência de qualquer negócio, logo necessita de controle e atenção.

Com esses dados organizados na planilha irá auxiliar na administração geral dos negócios. Sendo possível garantir que planeje melhor como será cada período da empresa, e em que área deve investir seus lucros.

Controle de estoque

Apenas o controle visual do estoque não assegura a qualidade e organização dos serviços. Por isso, é preciso lançá-los em planilha.

Dependendo do tamanho do negócio recomenda-se o auxílio de um software, a fim ter um controle mais eficiente.

Os dados adicionados devem ser os números de pedidos, status de entrega, número que consta no estoque, dentre outros de acordo com a sua necessidade.

Cadastro de clientes e fornecedores

Anotar dados como nome, endereço, e-mail e telefone tanto de clientes e fornecedores na planilha são importantíssimos.

E para não confundir separe-os por categoria, isso é muito útil até mesmo como forma de registro das pessoas, facilitando assim quando for necessário consultar informações relacionadas aos contatos.

Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE)

O DRE é essencial para saber se a empresa está dando lucro ou prejuízo, deste modo devem constar dado como o valor da receita bruta, custos variáveis, comissões, margem de contribuição e custos fixos. Ou seja, são informações com intuito de organizar o resultado da empresa.

Controle de pagamento e recebimentos

Com relação ao controle de pagamentos e recebimentos, trata-se de informações importantes com a intenção de observar como estarão os negócios nos próximos meses ou anos.

Assim, é possível avaliar qual período a empresa terá mais dinheiro em caixa, por exemplo.

Com previsibilidade orçamentária você possui tranquilidade, segurança e pode pensar além da sobrevivência.

E para isso os recebimentos devem ser separados conforme a data de entrada, por isso pagamentos realizados a partir de cartões de créditos devem ser contabilizados assim que a empresa receber, e não quando a compra for feita.

Controle comercial

Na planilha de organização da empresa é relevante colocar informações sobre o controle comercial, com o objetivo de compreender de que modo anda o faturamento dos negócios.

Pois, além do valor bruto das vendas, constarão dados como o número de clientes convertidos e não convertidos, qual vendedor vendeu mais e ainda o que mais foi vendido.

Dados dos funcionários

Avaliar a equipe é um fator crucial até mesmo para auxiliar no crescimento dos negócios. Por essa razão, reunir informações relacionadas aos funcionários como metas e resultados obtidos podem fazer toda diferença.

Assim também, permite identificar possíveis problemas como quedas nas vendas, por exemplo.

Folha de pagamento

Dentre os dados dos funcionários, a folha de pagamento é imprescindível na planilha, com cálculos atualizados de acordo com o salário de cada funcionário, até mesmo quando houver aumento ou diminuição do salário.

Tudo conforme a alíquota do ano vigente, e desta maneira não haverá problemas com erros de cálculos futuros.

Lucro por venda

Sabes exatamente quanto a sua empresa recebe de lucros por cada produto? Se essa resposta for negativa, significa que precisa organizar os dados dentro da planilha. Uma vez que com esses dados saberá quais produtos realmente trazem lucro para o negócio.

Diante disso, facilita no momento de organizar as encomendas de forma mais especificas junto aos fornecedores. E ainda descobrir quais os produtos deve continuar investindo e quais não trazem o retorno esperado.

É preciso ter o lucro especificado por venda na sua planilha para organizar empresa por uma razão: saber o lucro por operação e validá-lo.

Controle de Bens

Consegue mensurar a quantidade de cadeiras, computadores e mesas que há no escritório? Se ainda não, passe a considerar este assunto, pois o balanço patrimonial é muito importante.

Este controle resulta em benefícios gerais na organização, além do mais serve como base no planejamento de compra de novos equipamentos. Ademais auxilia na definição do período de manutenção e também avalia a durabilidade e qualidade dos bens.

Portanto, essas são as informações e dados mais importantes dentro de um negócio e por isso deve constar na planilha de organização da empresa.