Atualmente muitas empresas correm riscos desnecessários e não conseguem alcançar seus objetivos por falta de um plano. Este artigo mostrará a importância de um plano de ação para as empresas. E ainda, estará os passos de como se fazer o plano de ação.
Plano de ação é uma ferramenta de gestão utilizada para planejamento e acompanhamento de cada ação de em um grupo de atividade em empresas. É uma forma organizada de metodologia definida para metas e objetivos. Tanto para serviços diários, como a longo prazo.
Garante não apenas uma boa gestão, mas que as atividades sejam realizadas de forma organizada e que as metas sejam cumpridas com sucesso. Pois a falta de um plano de ação pode levar empresas a cometer mais erros, prejudicando assim seus resultados.
Peter Drucker explica que, “O plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo, que é o recurso mais escasso e mais valioso de um executivo. Numa organização seja ela órgão de poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente. Um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo”.
O plano de ação é basicamente definir o que se deve fazer, como e porquê. Além de definir os prazos, quem serão as pessoas responsáveis pela ação e quanto isso irá custar. Lembre-se de listar os riscos que correm as estratégias, e crie um plano B. É muito importante ter outras alternativas já garantidas no seu plano de ação.
Esta é uma estratégia voltadas não só para grandes empresas. Mas, também para autônomos, pequenas e médias empresas. Além de projetos e atividades rotineiras. Não importa o tamanho do negócio o plano de ação é essencial para empresários e empreendedores.
Como fazer o plano de ação
Planejamento
O planejamento é a base que dará toda estruturação. Pois, é a partir disso que serão identificadas cada etapa. Além, também do alcance das metas, como ficará o cronograma, a divisão dessas tarefas e o como será orçamento. Podendo ainda ser feito um segundo plano (plano B), se necessário. Para questão como risco, qualidade, dentre outros.
Execução
Nesta fase as ações serão colocadas em prática. Para cada atribuição que for feita, será consumido uma parte do orçamento. O executor deve analisar a execução de cada uma das atividades porque é nesta etapa que ficarão evidentes os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano. Além de, verificar se estão dentro do prazo e cumprindo as metas estabelecidas.
Monitoramento
É de extrema importância acompanhar o andamento dos processos. Verificar se o cronograma está sendo cumprido e analisar como está cada ação. Em caso de problemas deve procurar listar e buscar soluções para sanar o mais rápido possível.
Encerramento
Muitas vezes negligenciada, esta é a fase de revisar o plano. É preciso fazer uma análise de como foi o plano, principalmente sobre a sua aplicação. Importante para retroalimentar próximos processos de plano de ação com o aprendizado adquirido. Lembrando que se houver mais envolvidos na execução do projeto, eles deverão receber uma cópia com suas respectivas atividades e outras informações relevantes adequadamente listadas.
Ferramentas auxiliares do Plano de Ação
Existem algumas ferramentas e metodologias que podem ser utilizadas em união com seu plano de ação. Estes irão auxiliar na potencialização dos resultados.
O modelo muito utilizado em plano de ação é o 5W2H, conhecido pela sua qualidade e na facilidade da sua aplicação.
Veja também Plano de metas: O que é um Plano de ação, e como fazer ?
Os 5W:
- What (o que será feito?) Descrição da ação a ser implantada (etapas).
- Why (por que será feito?) Razão do desenvolvimento da ação.
- Where (onde será feito?) Local da execução.
- When (quando será feito?) Prazos factíveis para cada execução
- Who (por quem será feito?) Os responsáveis por cada etapa/tarefa.
Os 2H:
- How (como será feito?) Procedimentos para o desenvolvimento da ação.
- How much (quanto vai custar?) O custo da para implantar a ação.
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