Como anda o setor operacional da sua empresa? Está 100% ou necessita de alguma melhoria? Saiba que este assim como qualquer outro departamento, além de ser muito importante merece atenção devida e não pode ser abandonado.

Por isso, neste artigo iremos abordar como funciona o departamento operacional e que melhorias deve estar buscando constantemente.

Departamento Operacional o que é? E Como Funciona?

Primeiro de tudo, o departamento ou setor operacional também é conhecido por setor técnico ou de produção. O qual tem como função administrar os processos de transformação dos insumos em produto final.

É de sua responsabilidade o controle da entrada e saída do que se refere a matéria-prima. Além também de dá o suporte logístico, fazer a gerenciamento do uso de máquinas e equipamentos e ainda acompanhar o nível de produtividade da empresa.

Para entender melhor, veja os principais pontos que este setor é responsável

• Administrar a rotina do dia a dia das operações de entrega de um produto e/ou serviço;
• Analisar se as atividades do dia a dia estão sendo realizadas dentro do prazo;
• Verificar se as atividades estão cumprindo um índice mínimo de qualidade;
• Observar se as atividades estão sendo realizadas sem desperdício;
• Identificar gargalos e travas que impedem a realização das atividades do dia a dia;
• Averiguar melhorias nos processos de entrega das atividades do dia a dia.

Portanto, ele visa principalmente garantir que todas as operações e procedimentos ocorra como o estipulado e buscando evitar imprevistos.

Desse modo, três pontos importantíssimos deste departamento devem ser avaliados e   acompanhados criteriosamente. São eles: processos, qualidade e logística, pois compõe toda função exercida de quem trabalha na parte de operações.

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Processos

Antes de mais nada, sua empresa compreende seus processos de negócios e busca registrá-lo?

Se a resposta desta pergunta é não, o primeiro passo será mapear os processos, principalmente quanto aos pontos mais críticos aqueles que afetam diretamente seus lucros.

Para isso, reveja seus objetivos estratégicos pois eles devem ser o ponto de partida do seu trabalho para criação do seu mapeamento.

Agora, como controlar esses processos? Na sua execução busque ter um padrão de execução e um controle nos seus cumprimentos, utilize se necessário indicadores de desempenho e auditoria. Lembrando que tudo deve estar de acordo segundo os objetivos, metas e estratégias e que deve haver um monitoramento constante.

Assim também, pode estar fazendo o uso de tecnologia nos processos como por exemplo serviços de compartilhamento de dados ou software de gestão.

Em relação o gerenciamento de compras deve-se ter uma base a partir de cotações de preços de vários fornecedores, assim avalia-se custos x benefícios. Verifique ainda forma de pagamento e prazos de entrega.

Uma dica interessante é ter um gestor de processos ou até mesmo vários gestores um para cada grupo de processo. Porque assim, consegue um controle maior e mais rígido.

Qualidade

Quando falamos de qualidade no setor operacional de uma empresa é um ponto crucial e de extrema importância. Por isso, já coloque como fundamental ter um rígido controle, mas e como fazer isso?

Primeiro de tudo, conheça e siga todas as regulamentações da área que sua empresa pertence. Confira exatamente como funciona as regras dos órgãos regulamentadores. Saiba que o não cumprimento das regras leva até mesmo a punições.

Outro fator importantíssimo para se manter o rígido controle de qualidade nas operações é entregar todos seus produtos ou serviços no prazo. Assim facilita a retenção de clientes, já que eles costumam ser bem criteriosos quanto a isso.

Além disso, tenha um serviço de feedback ou de atendimento pós compra para o cliente.  Podendo por meio dele utilizar as informações para melhorar ainda mais os serviços prestados. E ainda servirá para passar uma certa segurança quando o cliente for realizar outras compras.

Logística

Quanto a logística o primeiro ponto a se analisar são as políticas para escolha de fornecedores e o seu relacionamento com os mesmos.

Sendo assim, é preciso estabelecer critérios na hora de escolher seus fornecedores, como por exemplo verificar qualidade, quantidade, prazo e entrega. E mesmo após escolher seu fornecedor pode qualifica-lo e avalia-lo a partir dos pós compra e não precisa ser apenas uma vez, pode ser feito em períodos periódicos. Comunique como eles estão sendo avaliados dentro da empresa, isso é bom até mesmo para se manter o relacionamento.

Costuma realizar o controle de estoque? Saiba que isto é necessário principalmente para ter uma base de levantamento dos produtos existentes.

Dessa maneira, o controle de estoque pode ser feito por meio de um inventário de forma periódica para que sempre esteja atualizado.  Assim, é possível calcular recompras de produtos evitar faltas ou excessos de itens.

E a entrega dos produtos é feito pela empresa? Se este serviço for terceirizado é aconselhado que o mesmo venha ser feito pela própria empresa. Isso porque quando terceirizado torna-se complicado fazer o gerenciamento desta área.

E quanto a taxa de perdas de produtos? Caso se mantenha alta isso pode trazer sérios problemas. Por isso, uma medida a ser tomada é controlar entregas e alterar formas de prazos e pagamentos se for necessário.

Se você por exemplo tem uma empresa de pedras, como uma marmoraria e tem que além do cuidado com o seu estoque, ficar atendo ao serviço de entrega e transporte, pois o seu material é de alto custo e quebrar uma peça durante o transporte seja durante entrega ou organização de estoque, pode ser altamente prejudicial, ou um outro exemplo, uma fábrica de mesas de sinuca.

Diante disso, tente aplicar essas melhorias no departamento operacional da sua empresa e aos poucos sentirá a diferença.

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Rafaela de Souza Batista

Bacharela em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda. Redatora e Produtora de Conteúdo para Web. Ama escrever e criar coisas novas. Uma estudiosa sobre o comportamento do consumidor e as novidades da área do marketing.