A saber, organograma é uma ferramenta muito utilizada nas empresas para auxiliar na estruturação dos negócios. Deixando os processos e funções desempenhadas pelos funcionários de forma mais clara e objetiva. Quer entender melhor sobre isso? leia e saiba mais no nosso artigo.
O que é Organograma?
Primeiro de tudo, é preciso explicar que organograma é uma representação gráfica que ilustra, de modo simplificado, a estrutura hierárquica de uma instituição, seja ela uma empresa, um órgão público, uma associação, dentre outros. Sua principal característica é demonstrar como se compõem os cargos, as funções, os setores e além disso serve também como instrumento de comunicação.
Desse modo na formação da sua estrutura é possível apresentar desde o cargo de presidente até o menor nível operacional, sendo divididos por cadeias hierárquicas. E partir disso, é delimitado as responsabilidades e limites dentro da empresa. Não é costume utilizar nele o nome de cada um dos colaboradores e sim cada cargo ocupado, ou dividir por setores.
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Os Formatos de um Organograma
Primordialmente existem diferentes formatos de organogramas, mas todos possuem os mesmos componentes importantes. E com o mesmo objetivo para poder entender melhor a estrutura dentro da empresa. Vejamos a seguir quais são eles:
Linhas de Comunicação – são linhas contínuas que interligam cargos ou áreas da empresa. Essa linha indica que existe uma hierarquia direta entre esses departamentos.
Unidades de Trabalho, cargo ou área – são as caixinhas. Nelas que você vai escrever quem está sendo representado
Hierarquia – em geral a linha de hierarquia funciona de cima para baixo, da esquerda para a direita ou de dentro para fora.
Divisão Horizontal do Trabalho – Cargos ou áreas em uma mesma linha indica que tem nível hierárquico similar.
Passo a Passo para Elaboração
De conformidade, para estar facilitando a elaboração de um organograma seria de suma importância seguir alguns passos que auxiliaram neste processo.
1º Passo: Separe as funções exercidas por cada um dos funcionários da sua empresa. Isso é importante porque nas empresas menores é comum que uma única pessoa assuma diferentes cargos.
2º Passo: Assinale quem está no comando de cada setor e quem lidera o nível estratégico. Uma boa dica é separar cada nível hierárquico por uma cor diferente.
3º Passo: Depois é hora de oficializar o documento com o setor administrativo e todos os colaboradores. Para melhor absorção, é essencial que o organograma seja colado em um local visível e acessível para todos os gerentes e funcionários.
Como Montar o Organograma da Minha Empresa?
Certamente essa deve ser a dúvida de muitas pessoas sobre como estar montando a estrutura de um organograma, qual programa ou ferramenta para se utilizar.
Neste caso, pode utilizar por exemplo o Excel, inclusive é um dos programas mais usados para fazer isso. Já que o próprio possui até mesmo modelos prontos, que podem facilitar ainda mais esse processo e principalmente para quem não domina esta metodologia. Além disso, também pode ser feito por meio de ferramentas de gestão ou online ou aplicativo.
Entretanto, lembre-se que a pessoa que for montar a estrutura e organizá-la deve conhecer muito bem cada área da empresa. Ou seja saber quem são funcionários e o departamento de cada um deles, para que não aja erros.
Vantagens:
- Informações organizadas
- Visão sistêmica
- Mostra os pontos de melhoria e os pontos de qualidade
- Envolvimento dos colaboradores
- Processos padronizados
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Rafaela de Souza Batista
Bacharela em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda. Redatora e Produtora de Conteúdo para Web. Ama escrever e criar coisas novas. Uma estudiosa sobre o comportamento do consumidor e as novidades da área do marketing.
