O ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) é uma sequência de ações que podem ser utilizadas para controlar algum processo. É uma ferramenta administrativa que auxilia na organização de um projeto ou processo. Seu nome deve-se a abreviatura de verbos em inglês:

Precisa de uma solução efetiva e profissional para a gestão da sua empresa? Agende uma ligação com um assessor e descubra tudo que a Daexe pode fazer por você!

É fácil explicar a importância do ciclo PDCA depois de dizer para o que ele serve. O dele objetivo dele é garantir que todos os resultados possam ser controlados impulsionando a eficiência de cada um.

Afinal, que empresa que não quer adotar esta prática e melhorar todos os processos?

Devido a esta grande utilidade e ao fato de ajudar a evitar erros, o PDCA é considerado uma ferramenta eficaz e adaptável para empresas de todos os portes agregando rapidez e qualidade nas atividades.

Etapas do Ciclo PDCA

1. Planejar (PLAN)

Nesta etapa são realizadas diversas atividades como levantamento de dados, elaboração de processos, controles, analises de causas e efeitos, etc.

De uma forma geral, o planejamento do ciclo PDCA pode ser feito através das seguintes análises:

Qual é o problema/processo a ser trabalhado?
Esta pergunta inicial do ciclo PDCA nada mais é do que o objetivo do trabalho, ou seja, onde você deseja chegar com o seu projeto ou na solução de um problema. Tente ser o mais claro possível para facilitar os resultados.

Como chegar a este objetivo ou solucionar este problema?
Quais são as opções disponíveis e acessíveis a sua empresa para que você alcance o seu objetivo ou resolva algum problema?

É importante lembrar que se deve ao menos considerar todas as opções antes de descartá-las.

Quais os melhores métodos para alcançar o objetivo ou resolver o problema?
Depois que você já listou as opções para a solução de problemas, é o momento no PDCA de ver quais aquelas que melhores se adaptam a sua empresa.

Tome cuidado para não observar muito as estratégias dos concorrentes e querer copiá-los de qualquer forma, pois nem sempre os métodos dos concorrentes funcionarão com o seu negócio. Isso acontece porque cada um possui objetivos diferentes.

No momento de decidir quais os melhores métodos para atingir os resultados, é interessante analisar se suas metas são para manter ou para melhorar alguma coisa, pois cada uma deve ter um procedimento diferente.

2. Fazer/Executar (DO)

Depois que já decidiu aonde quer chegar e planejou o que será necessário para alcançar seus resultados, é o momento de “colocar a mão na massa” e fazer o que for necessário para chegar à sua meta, seja ela para manter uma situação ou solucionar um problema.

Um ponto muito importante nesta etapa do ciclo PDCA é o envolvimento das pessoas na execução das tarefas, pois se não há comprometimento, não há sucesso nos resultados.

Uma das maneiras de conseguir este comprometimento é investir no treinamento do pessoal e na conscientização da equipe sobre o objetivo da empresa em chegar aos resultados esperados.

Após ter uma boa equipe para a realização das tarefas, elas devem ser feitas da melhor maneira possível até que os dados possam ser coletados para a verificação do processo.

3. Checar/Verificar (CHECK)

Após a realização de todas as atividades de acordo com os objetivos da empresa, é o momento de verificar se os resultados alcançados conferem com os esperados. A partir disso será possível formular novas perguntas ou encontrar outras respostas.

O registro de todos estes dados do ciclo PDCA é essencial para que os mesmos possam ser avaliados futuramente.

Para fazer esta verificação é necessário observar atentamente as áreas envolvidas (quando tratar-se de índices de qualidade ou produtividade) ou efetuar cálculos.

4. Agir (ACT)

Depois de checar o que foi feito e avaliar os resultados será necessário criar um plano de ação. E com ele colocar em prática todas as medidas para o alcançar o sucesso ou criar novas mudanças.

De um modo geral, as etapas desta fase do ciclo PDCA podem ser divididas em:

5. Cuidados na implementação do Ciclo PDCA

Por se tratar de uma ferramenta administrativa de controle que constitui um ciclo é essencial que todas as partes sejam realizadas com o mesmo empenho para obter bons resultados. Caso falte alguma parte, o processo será prejudicado no todo.

Algumas dicas importantes do que deve ser feito para evitar atrasos e prejuízos no ciclo PDCA são:

[av_table purpose=’pricing’ pricing_table_design=’avia_pricing_default’ pricing_hidden_cells=” caption=” responsive_styling=’avia_responsive_table’ id=” custom_class=” av_uid=’av-2689to’] [av_row row_style=” av_uid=’av-23ur4c’][av_cell col_style=’avia-center-col’ av_uid=’av-jot3rg’]Não fazer planejamento[/av_cell][/av_row] [av_row row_style=” av_uid=’av-hgdfxo’][av_cell col_style=’avia-center-col’ av_uid=’av-fbzbb0′]Não definir os métodos que serão utilizados para obtenção de metas[/av_cell][/av_row] [av_row row_style=” av_uid=’av-dtlkws’][av_cell col_style=’avia-center-col’ av_uid=’av-d2gn5o’]Não preparar a equipe para obter resultados[/av_cell][/av_row] [av_row row_style=” av_uid=’av-bbf9mk’][av_cell col_style=’avia-center-col’ av_uid=’av-9tmjek’]Não verificar se tudo foi feito corretamente[/av_cell][/av_row] [av_row row_style=” av_uid=’av-7uo3j0′][av_cell col_style=’avia-center-col’ av_uid=’av-im50s’]Não tomar as devidas precauções e efetuar medidas corretivas, se necessário[/av_cell][/av_row] [av_row row_style=” av_uid=’av-4wj5ik’][av_cell col_style=’avia-center-col’ av_uid=’av-2ozfdo’]Não tornar o PDCA um ciclo contínuo.[/av_cell][/av_row] [/av_table]

Quando o PDCA é bem aplicado e é usado como uma ferramenta de gestão, os resultados são encantadores, os processos da empresa são aperfeiçoados, a empreendedora consegue melhorar bastante a qualidade na soluções de qualquer problema envolvendo pessoas ou processos na empresa e tem muito mais base para tomadas de decisão mais certeiras. Como você tem pensado sua empresa para deixá-la ir mais longe? Conte pra gente através dos comentários!

Por Ivo Cadaval Júnior